با توجه به تغییرات ساختاری کارگروه ها و دور جدید شکل گیری آنها، ترکیب اعضاء را با نظرخواهی از اعضای هیئت علمی، تعیین نماید. به این منظور سیستم رأی گیری الکترونیکی اعضای کارگروه های تخصصی طراحی و در سامانه HES(به آدرس hes.msrt.ir ) آماده بهره برداری شده است. برای بهره برداری از این سیستم و اجرای نخستین دوره رأی گیری الکترونیکی، آنگونه که در شیوه نامه مندرج (جهت دریافت فایل کامل شیوه نامه کلیک نمایید) در سامانه HES مشخص است، دو مرحله اصلی به شرح زیر پیش بینی شده است:

مرحله اول: ریاست دانشگاه برای معرفی کاندیداهای دانشگاه در هر یک از کارگروه های مورد نظر، اسامی و مشخصات داوطلبان را طبق شیوه نامه موجود حداکثر تا پایان وقت اداری چهارشنبه 5/10/97، انتخاب و اعلام می کند.

مرحله دوم: اعضای هیئت علمی واجد شرایط رأی دادن در هر دانشگاه، از تاریخ یکم تا سوم بهمن ماه 1397 به مدت 72 ساعت با کد ملی و تاریخ تولد وارد سامانه شده و حداکثر به 15 تن از نامزدهای معرفی شده رأی دهند.